Les outils collaboratifs

Par Loïc Heuzé filière Informatique et Réseaux 3èma année.

Généralités

1. Pourquoi mettre en places des outils de travail collaboratifs ?

La pérennité et la réussite des entreprises dépendent du savoir de leur personnel et de leurs partenaires commerciaux d'où la nécessité de mettre en place des outils pour conserver les savoirs faire et connaissance de l'entreprise :

Le savoir est le seul actif durable de toute institution.

2. Qu’est ce qu’un outil collaboratif (GroupWare)?

Ce néologisme date de 1978, et précise qu'il s'agit d'abord de processus de travail en groupe (group) et ensuite de logiciels conçus pour faciliter les activités de ce travail (ware).

Ensemble de moyens et d’outils qui permettent à un groupe de plusieurs personnes de travailler ensemble, de partager de l’information en s’affranchissant des contraintes de temps et de lieux. (appelés aussi collecticiels ou plus rarement synergiciels).

3. Petit rappel : Outils de WorkFlow

Le Work Flow est une technique qui permet de préciser, de formaliser et d’améliorer la gestion des flux et des processus internes et externes d’une entreprise.

4. Genèse

Le GroupWare est né de la croisée de technologies jusqu'à présent indépendantes (messagerie, forum, workflow ...)

Des outils spécifiques efficaces mais incomplets ...

La messagerie transmission asynchrone d'un lieu à l'autre de messages, mode PUSH: l'émetteur décide de l'envoi

La base de données partagée
collaboration asynchrone (forum utilisateurs)
mode PULL: l'utilisateur extrait l'information
passif: pas de signalisation des ajouts ou modification des informations

Le workflow fondé sur la messagerie
partage d'information dans un cadre non structuré
bon nombres d'activités sont structurées
workflow par routage (id. circuit papier)
qui possède le document ?

SANS OUBLIER
Le carnet d’adresse et les agendas partagés, le planificateur de taches

5. Différentes vocations

Schéma : modele des 9 cases Lotus


Selon le niveau dans l'organisation les vocations du groupWare sont différentes :

Le groupe de travail souhaite automatiser, l'entreprise unifier, l'entreprise étendue Etendre.

Les enjeux sont autant organisationnels et managériaux que technologiques :
Analyser le fonctionnement global et le remettre en cause
Recentrer sur les processus de travail
Constituer des groupes transversaux avec pour objectif la satisfaction du client avant celle de la hiérarchie.

Des objectifs collectifs
Le partage avec la mise en commun des intelligences, des énergies, des moyens
pour recevoir, il faut savoir donner.

La transparence
Les utilisateurs et clients trouvent toujours un espace sur le réseau pour émettre leur opinion
organiser le dialogue en jouant vrai : relation de confiance avec les fournisseurs et clients.

Aujourd’hui les groupwares viennent aussi enrichir les portails d’information des entreprises, on voit apparaître une fusion avec les systèmes de management des communications.

6. Les principaux acteurs du marché

On compte plus de 200 acteurs avec aussi bien des solutions libres que propriétaires :