Phase préparatoire d'un projet

La phase préparatoire permet de prendre conscience du projet, puis d'étudier l'objet du projet pour s'assurer que sa mise en œuvre est pertinente et qu'il entre dans la stratégie de l'entreprise. Cette phase, est généralement qualifiée d'Avant-Projet.

Nous détaillerons ci-dessous les différentes étapes de cette phase préparatoire.
 

Un projet commence tout d'abord par la prise de conscience d'un besoin.
La maîtrise d'ouvrage décide ensuite de la pertinence de ce besoin puis fait une première définition.

En fait, la maîtrise d'ouvrage doit faire un réel travail de fond et une vraie enquète pour parvenir à cibler un besoin. En effet, comme il est illustrer sur le schéma suivant, la Direction ne connait généralement qu'une infime partie des problèmes auxquels sont confrontés ses salariés. La maîtrise d'ouvrage se situe généralement au niveau des chefs de service et ne connait elle aussi qu'une petite partie des problèmes rencontrés par les utilisateurs. Généralement, c'est le chef de service qui prendre conscience d'un besoin et qui va se charger de la maîtrise d'ouvrage. Il est donc essentiel qu'il soit en contact avec les utilisateurs, ou qu'il mette en place une structure permettant de faire remonter les informations et les problèmes.
 

La maîtrise d'ouvrage peut ensuite faire une étude sur les besoins que la nouvelle application va couvrir. Cette étude doit se faire avec les utilisateurs concernés, afin de cadrer au mieux leurs besoins.
Cette étude aboutie à la rédaction d'un document d'expression de besoins et débouche généralement ensuite sur une étude de faisabilité.

Entre une simple expression des besoins et les détails des fonctionnalités, il 'y un gouffre. Généralement, la maitrise d'ouvrage veut rester le plus flou possible et ne veut pas prendre de responsabilités sur le choix de certaines fonctionnalités. Cette attitude est généralement due à une expression des besoins trop superficielle. Il arrive souvent, que le maître d'ouvrage néglige son travail préparatoire, ou qu'il ne veuille pas s'investir. Cependant, s'il ne veut pas s'impliquer, il arrive souvent qu'il donne le projet au maître d'oeuvre en soulignant qu'il ne veut en entendre parler jusqu'à la fin. Dans ces conditions, il y'a peu de chances que ce projet aboutisse convenablement.

De plus, les contraintes causées par les détails des fonctionnalités sont souvent la cause de retards dans le planning. En effet, ce sont les détails qui prennent le plus de temps en développement. La rédaction d'un document sur les détails du besoin permet d'identifier toutes les incohérences, et la maîtrise d'ouvrage doit ensuite éclaircir les zones d'ombre.

Cette étude détaillée doit débouchée sur un Cahier des Charges fonctionnel (CdCf) entre la maîtrise d'ouvrage et la maîtrise d'oeuvre. Ainsi, la maitrise d'ouvrage est assurée de disposer d'une application réalisant les fonctionnalités décrites dans le document, et la maitrise d'oeuvre possède un document sur lequel s'appuyer en cas de litige. Elle est aussi assurée que la maitrise d'ouvrage ne modifiera pas les fonctionnalités en cours de route.

La maîtrise d'oeuvre reprend ensuite une étude détaillée et technique. Cette étude permet ainsi d'avoir une idée des moyens à mettre en oeuvre pour réaliser le projet dans le temps imparti.

o Identifier au plus tôt les contraintes techniques

Il est important d'identifier rapidement les contraintes techniques afin d'anticiper la charge de travail nécessaire et les problèmes que l'on pourra rencontrer pour chaque partie de la réalisation du projet.

o Identifier au plus tôt la charge de travail nécessaire

Cette étape va permettre de déterminer le nombre de personnes qui vont travailler sur le projet en fonction du délais.

o Identifier au plus tôt les moyens à mettre en œuvre

Il est important de faire des choix judicieux pour ne pas prendre de retard dans le planning. Ainsi, il sera utile de découper le projet en taches élementaires.
Cette étape permet aussi d'identifier si l'on aura les connaissances techniques nécessaire pour mener à terme le projet. Le cas écheant, il faudra faire appel à la sous-traîtance.

o Identifier les coûts de mise de œuvre

Il arrive souvent que des fonctionnalités non-majeures peuvent representer un pourcentage non négligeable dans le budget. Il est donc utile d'en avertir la maîtrise d'ouvrage. Elle prendra ainsi la décision d'avoir ou non cette fonctionnalité non-majeure compte tenu du temps de développement que celle-ci prendra.