Week-end "jeux en réseau" à l'UMLV

Concept :

AFIN DE RÉPONDRE AUX DEMANDES DES ÉTUDIANTS, nous sollicitons une fois de plus l'autorisation d'organiser un événement autour du thème des jeux en réseau à l'Université. Notre association espère ainsi continuer à proposer ses services à un public aussi large que possible : en effet, nous sommes déjà présents régulièrement à l'EPITA (école d'ingénieurs en informatique), à l'ESIEE, et nous sommes occasionellement contactés par des institutions (mairies...) afin d'organiser pour leur ville des événements autour des jeux en réseau (avec la Mairie de Bussy-Saint-Georges par exemple, pour qui nous mettons en place pour Noël 2002 une "arène" de 500 joueurs réunis dans un gymnase).

LE JOURNAL "L'ÉTUDIANT" a déjà réalisé un dossier sur les jeux en réseau, dans lequel a figuré l'Université grâce au premier événement que nous y avons organisé. De plus, le journal nous a annoncé désirer être informé de nos prochaines manifestations - tout particulièrement celles se déroulant dans des Universités.

Participants :

• 100 joueurs, majoritairement des étudiants de l'Université (surtout en informatique, mais aussi, de plus en plus souvent, dans les autres disciplines scientifiques), ainsi que de l'IUT et des écoles environnantes (ESIEE, ESTE, ENPC). On y retrouve aussi une certaine proportion d'élèves pré-bac férus d'informatique, ainsi que des étudiants d'autres écoles d'ingénieurs (EFREI, EPITA...).
• une vingtaine d'organisateurs "généralistes", se relayant durant tout le week-end ; afin d'encadrer les joueurs et assurer le bon déroulement des opérations, mettre en place les tournois/compétitions de jeux en réseau, informer les participants, faire à manger, installer les tables, le câblage...
• quelques administrateurs réseaux, membres de l'association Cycom, afin de couvrir les aspects techniques du réseau.
• des membres de l'association Famas Networks aideront Cycom pour l'organisation du réseau à l'Université. Famas Networks est une association qui organise des réseaux dans la région de Marne-La-Vallée. Pour plus d'informations, le site est sur www.famasnw.fr.st.
• tous les participants ont un badge nominatif, afin de les identifier facilement (et repérer les intrus en dehors des périodes d'ouverture au public).

Les joueurs

• Les joueurs doivent se pré-inscrire pour participer, afin de dimensionner correctement les moyens techniques et humains de l'opération, et d'assurer une place pour chacun. L'inscription se fait à l'avance, sur le site web de l'association (www.rezal.net). Les joueurs sont prévenus par un mail de la date de l'événement. Les premiers à répondre ont une place réservée (à titre indicatif, nous avons une base de plus de 1500 joueurs, et à chaque événement, nous avons 150 places réservées et presque autant en liste d'attente, en l'espace de quelques semaines).
• Chaque joueur apporte son ordinateur (unité centrale, écran, clavier, souris...) équipé d'une carte réseau. En cas de problème technique avec un ordinateur, les organisateurs peuvent apporter leur aide. La plupart des organisateurs sont déjà de très bon techniciens, étant passionnés par l'informatique et assurant déjà ce genre de petit "dépannage" pendant les événements depuis parfois plusieurs années.
• Tous les participants signent un papier indiquant qu'ils ont pris connaissance du réglement intérieur de l'Université (concernant le bon usage et le respect des locaux), de la charte informatique (pour l'accès éventuel à Internet), et du réglement spécifique à l'association. Les participants mineurs doivent aussi avoir une autorisation parentale signée.

Les organisateurs

• Ce sont au départ des joueurs, qui ont décidé de transmettre leur passion en mettant en place ce type d'événements. Une bonne partie des organisateurs ne joue pas du tout durant l'événement, afin de se consacrer totalement à son bon déroulement.
• Certains s'occupent des tournois, compétitions, et autres aspects qui ne demandent pas de compétences techniques particulières, mais d'être à l'écoute permanente des joueurs, afin de bien répondre à leurs attentes. Ce pôle sera principalement assuré par les membres de l'association Famas Networks.
• D'autres gèrent les aspects techniques : électricité et réseau. Il faut veiller à ce que les joueurs se branchent correctement, et en cas de problème, réagir rapidement afin d'éviter que les participants soient privés d'électricité ou de réseau pendant trop longtemps. Ce pôle sera principalement assuré par les membres de l'association Cycom.
• Tous participent aux tâches communes de mise en place des tables, chaises, ainsi que le rangement et le nettoyage des locaux à la fin de l'événement.
• Plusieurs autres associations du domaine du jeu en réseau sont en contact avec Cycom, et il est possible qu'elles s'associent à l'événement.

Autres intervenants

• si l'événement est assez important, l'association prévient des intervenants externes, citons entre autres :
• représentants de sociétés d'édition de jeux vidéo, venant présenter leurs produits aux joueurs présents
• constructeurs de matériel informatique et réseau, généralement dans une optique de sponsoring (afin de fournir l'infrastructure réseau nécessaire à l'événement)
• presse et télévision (nous sommes en contact avec le journal L'Etudiant ; la chaîne de télévision Game One couvre en général tous les événements en rapport avec les jeux en réseau ; et les chaînes généralistes couvrent les événements les plus importants - les "Lan Arena", par exemple, sont très médiatisées et passent systématiquement au 20 heures)

Emplacement :

• Les joueurs seront installés dans le Hall du bâtiment Copernic (où s'était déroulé les deux premiers week-ends jeux en réseau), ou bien dans le CROUS de ce bâtiment.
• L'entrée des participants peut se faire par la porte principale du bâtiment Copernic et le parking extérieur durant la journée, et par le poste de sécurité en dehors des heures d'ouverture normales du bâtiment.

Planning :

• Vendredi soir : arrivée des organisateurs et de l'équipe technique, mise en place des tables et des chaises ; préparation des arrivées électriques.
• Nuit de Vendredi à Samedi : les organisateurs se reposent, en préparatif du long week-end qui les attend !
• Samedi matin, à l'ouverture du bâtiment : les administrateurs réseau de l'association mettent en place le matériel (serveurs, actif réseau...).
• Samedi matin : les joueurs commencent à arriver, leur installation s'étale jusqu'en début d'après-midi.
• Samedi soir : tout le monde est là, les "tournois" et autres compétitions éventuelles commencent.
• Dimanche matin : après avoir joué toute la nuit, les gens commencent à repartir.
• Dimanche soir : rangement du matériel, des tables, nettoyage.

Matériel :

• L'association Cycom dispose de plusieurs armoires électriques protégées, permettant de fournir du courant électrique de façon sûre (chaque bloc de machines est protégé par un disjoncteur différentiel). Ce matériel est conforme aux normes de sécurité en vigueur. Pour les événements ayant lieu à l'Université, nous disposons d'armoires électriques s'adaptant particulièrement à l'infrastructure des bâtiments (ces armoires ont été câblées précisément dans ce but).
• L'association Cycom possède aussi du matériel réseau permettant de relier les joueurs entre eux (concentrateurs et commutateurs, "hubs" et "switches"). Une partie de ce matériel nous est aussi prêtée par des entreprises, écoles ...
• Nous disposons aussi de matériels divers comme : réfrigérateur, plaques électriques... permettant de vendre à bas prix des boissons fraîches, des plats réchauffés, des crêpes...
• Les organisateurs apportent leurs ordinateurs afin de faire office de serveurs pour les parties qui se jouent.

Aspects financiers :

• L'entrée est payante, afin de couvrir les achats de matériel réseau (commutateurs, câbles...) et électrique (armoires de répartition, câbles...). Les prix sont de :
• 5 euros pour les étudiants de l'Université et de l'EPITA (avec qui nous avons un partenariat ; en contrepartie, les événements organisés à l'EPITA proposent aussi un tarif réduit pour les étudiants UMLV),
• 10 euros pour les autres personnes.
Ces tarifs s'appliquent aux "pré-ventes", par inscription sur le site Web de l'association. Le prix sur place est majoré de 5 euros. Ce système de pré-vente permet de mieux maîtriser le nombre de participants, et d'éviter par exemple que des gens réservent une place puis ne viennent pas, bloquant l'entrée de quelqu'un d'autre.
Les entrées sont contrôlées, et un badge nominatif est distribué à chaque participant. Le port de ce badge est obligatoire durant toute la durée de l'événement, afin de repérer facilement des intrus éventuels (qui eux, n'auront pas de badge!)
• La nourriture proposée sur place est vendue a très bas prix (exemple : 60 centimes d'euro pour une canette, au lieu de 90 centimes dans un distributeur)
• Les bénéfices réalisés sont réinvestis dans du matériel (exemple : armoires électriques, câbles, actif réseau...), et couvrent les frais spécifiques à chaque réseau (service de sécurité, location de matériel particulier...)

Dates :

• du Vendredi 11 Janvier au Dimanche 13 Janvier
• du Vendredi 18 Janvier au Dimanche 20 Janvier
• du Vendredi 25 Janvier au Dimanche 27 Janvier

Divers :

• La motivation de l'association Cycom et de ses membres est principalement l'organisation d'événements autour du jeu en réseau ; l'Université constitue un cadre privilégié et ses locaux sont un endroit exceptionnel pour des manifestations de grande taille, qui constituent des challenges techniques que nous sommes prêts à relever.
• L'Université n'est pas le seul établissement à accueillir ce type de manifestations : sur le campus, l'ESIEE et son Club PC organisent aussi des "LANs" ; Cycom a d'ailleurs assuré la partie technique réseau de leur dernier événement en date.