L'ECM, un exemple avec Alfresco
Les concepts de l'ECM
Face à l'augmentation de documents numériques, les organisations commencent tout d'abord par stocker ces documents sur des serveurs FTP, CIFS, NFS, etc ...
Ces moyens de stockage ne permettent pas de retrouver un fichier rapidement car ils ne permettent pas d'associer des mots clefs à un fichier. Pour retrouver un fichier, il est alors obligatoire d'avoir son nom. On parle alors de contenu non-structuré, contrairement aux bases de données ou dans les logiciels qui ont un contenu structuré.
La GED permet la recherche de contenu non structuré et l'ECM couvre la gestion de l'information dans son ensemble, dans une organisation.
La définition
L'AIIM (Association for Information and Image Management) a défini l'abréviation ECM au cours de ces dernières années, la définition reste en perpétuelle évolution :
- Fin 2005 : L'ECM sont les technologies qui permettent de capturer, gérer, stocker, préserver, et délivrer du contenu et des documents liés au processus d'une organisation.
- Dès 2006 : L'ECM sont les technologies qui permettent de capturer, gérer, stocker, préserver, et délivrer du contenu et des documents liés au processus d'une organisation.
Se rajoute à cela : Les outils d'ECM permettent la gestion au sein d'une organisation de contenus non structurés partout où il existe. - Dès 2008 : L'ECM sont les stratégies, méthodes, outils qui permettent de capturer, gérer, stocker, préserver, et délivrer du contenu et des documents liés au processus d'une organisation.
Se rajoute à cela : Les outils d'ECM permettent la gestion au sein d'une organisation de contenus non structurés partout où il existe. - Dès 2010 : L'ECM sont les stratégies, méthodes, outils qui permettent de capturer, gérer, stocker, préserver, et délivrer du contenu et des documents liés au processus d'une organisation.
Se rajoute à cela : L'ECM couvre la gestion d'informations dans son ensemble que ce soit sous la forme de documents papier, de fichiers électroniques, d'une extraction de base de données, ou encore des e-mails.
Fonctionnalités
L'objectif de l'ECM est de couvrir toutes les étapes du cycle de vie d'un document, pour cela, voici ce dont il est constitué :
- DM ou GED : Tout d'abord, un document est numérisé et se retrouve dans la GED, les utilisateurs peuvent les modifier, et les partager. Alfresco possède un système de GED particulièrement avancé, à la base Alfresco est un système de GED qui a évolué en termes de fonctionnalités. En voici ci-dessous quelques-unes (liste non exhaustive).
- BPM ou Workflow :
Ensuite, le Workflow intervient lorsque l'utilisateur a besoin de faire valider son document hiérarchiquement par son supérieur ou le propriétaire de l'espace.
Il existe 2 types de workflow :- Le workflow simple est orienté contenu, les seules actions que l'on peut faire sont approuver ou rejeter.
- Un workflow avancé est plus orienté tâches et concerne des documents ou des personnes multiples.
-
CMS : Permet de dissocier dans une page web, le fond de la forme. L'utilisateur peut donc se focaliser essentiellement sur le contenu sans se soucier de la mise en forme.
Alfresco possède un CMS orienté "entreprise", c'est-à-dire qu'il est conçu pour supporter beaucoup d'utilisateurs simultanés ainsi qu'un grand nombre de page. Il existe d'autres CMS dont la philosophie est différente dans lesquels on a une montée en charge plus difficile mais qui sont plus simple à mettre en oeuvre qu'Alfresco.
S'il y a besoin de précisions, la présentation de Florent Juillet de Saint-Lager et de Clément Pineau des anciens diplômés d'Ingénieurs 2000, présentent plus en détail les CMS (Typo3 et SPIP). - RM ou Archivage : Assure la pérennité des documents dans le temps.
Exemples d'archivage :
Factures (Opérateurs).
Relevés bancaires (10 ans).
L'ECM en résumé
Figure 1 : Schéma récapitulatif
Les termes suivis d'une * sont explicité dans le glossaire.
