Approche de la gestion documentaire
Quelques chiffres
La gestion documentaire dans les entreprises
La recherche informatique des documents serait plus pratique et facile que la recherche de documents papiers, pour 94% des entreprises. Mais on constate que 42,5% des informations importantes n’existent que sous format papier dans les organisations (source Ricoh).
Les dépenses pour la gestion documentaire
Chaque année, en Europe, les entreprises consacrent 362 millions d’heures aux processus documentaires, soit 147 milliards d’euros de coûts opérationnels (source Coleman Parkes Research). Ce qui fait en moyenne 15€ de temps de travail pour classer chaque document.
Mauvaises gestions
Un employé imprime en moyenne 1000 documents par mois, et se débarrasse de la moitié dans les 24h qui suivent. Une majorité des entreprises ont mis en place une gestion du cycle de vie des documents qu’ils soient papiers ou numérisés, mais ce cycle est plus repandu pour le papier (71% des organisations) que pour le document numérisé (57% des organisations).
Cela pourrait expliquer qu'environ 70% des utilisateurs n’arrivent pas à (re)trouver les informations dont ils ont besoin sur le réseau, que 7,5% des documents sont perdus et 3% mal classés.
Les surcouts de mauvaise gestion
Les pertes liées aux mauvaises méthodes de traitement des informations au sein des entreprises européennes s’élèvent à 46 milliards d’euros; sachant que le coût pour retrouver un document, mal classé ou perdu, est autour de 90€ et pour reproduire un document perdu est de 180€ environ.
Graphique des priorités sur la gestion des contenus non structurés
Graphique représentant l'évolution du marché de la gestion de contenu entre 2010 et 2012

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