Approche de la gestion documentaire

Présentation

Ce site à pour objectif de présenter une approche de la gestion documentaire, notamment par rapport à la gestion de contenu, il se veut aussi, une aide au choix d'une solution logicielle pour vos projets.

La gestion de l’information est un enjeu essentiel à l’heure du "numérique", elle apparaît comme un atout de plus en plus recherché. Ainsi dans le monde des entreprises, de nombreux enjeux sont répertoriés : elles cherchent à être de plus en plus performantes, faire plus d’économies, avoir une meilleure image... Parmi les moyens d’atteindre de tels objectifs, une gestion performante de données semble essentielle et passe, entre autre, par une bonne gestion documentaire. 

De nos jours, l’information est souveraine, les moyens de diffusions se multiplient, les échanges ainsi que les litiges et les procès ; à l’heure du tout numérique et des multi-supports informatiques (ordinateur, tablette, téléphone et support de stockage), les pertes, les diffusions accidentelles et les mauvais partages de données représentent de plus en plus de risques.

Définition

La gestion documentaire est l’ensemble des processus dans un environnement donné qui permettent de gérer un  document, sur un support solide ou dématérialisé, de sa création à sa destruction, en passant parfois par une phase de conservation.

Olivier Boutou présente le sujet en disant « Un organisme dispose obligatoirement d’un système documentaire puisqu’il gère différents documents et informations. » La phrase semble évidente, mais elle ne l’est pas toujours pour les entreprises, nombreuses sont celles qui n’en disposent pas. De plus, l’ensemble de ces documents représente des droits et des obligations qui sont souvent méconnues.

Un système de gestion documentaire dans une structure est :

• La Mémoire de l’entreprise, autrement appelé archives historiques. C’est ce qui permettra de transmettre un cumul d’expérience, un savoir faire et un travail accompli sur lequel se baser pour les futurs employés.
• Un outil de travail permettant d’avoir la bonne version du document, au bon moment, avec une accessibilité importante.
• C’est aussi un outil qui aide à la découverte de l’entreprise, à l’initiation aux pratiques locales et à l’auto-formation.
• Permet d’influencer le comportement interne => amélioration de la cohérence, de l’efficacité.
• Permet de de créer, d’améliorer la culture d’entreprise à travers la formalisation.
• permet à chacun et en toute occasion d’avoir un guide pour s’orienter dans les démarches de l’entreprise  et prendre les bonnes décisions en suivant les bons gestes
  

Un bon système de gestion documentaire, correctement communiqué à l’ensemble des employés est donc un outil
précieux, voire essentiel au bon fonctionnement d’une entreprise.

Plan

Je vous propose une analyse théorique de la gestion de contenu documentaire, avec la compréhension des enjeux d'une gestion globale des contenus pour l'organisation, ainsi que les axes stratégiques de la gestion de l'information. Par ailleurs, je suggère de vous apporter une approche en termes de méthodes pour l'utilisation de GED et ECM afin de montrer une solution possible dans votre environnement ou vos futurs projets

• Pour commencer, vision sur l'évolution de la gestion de documents ainsi que quelques chiffres afin de voir la popularité de la gestion documentaire.
  
• Démontrer l'utilité des GED/ECM pour observer leur bienfondé et quelles sont les différences entre ces deux technologies.
  
• les concepts de la Gestion Electronique de Documents et de la Gestion de Contenu d'Entreprise. 
  
• un petit appercu des différentes solutions.

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